Front Office Manager // ctrl QS

January 11, 2019

ctrl QS unterstützt internationale Marken bei der weltweiten Umsetzung ihrer digitalen Strategie. Unser Schwerpunkt liegt auf den Bereichen Rollout Management von Digitalmarketing und Ecommerce Projekten sowie Ongoing Websupport, um unsere Kunden in laufenden, digitale Geschäft zu entlasten. Zu unseren Kunden zählen global Marken und Großkonzerne der Konsumgüter- und Luxusindustrien.
Unser internationales Team wächst weiter! Und dafür suchen wir Dich als Unterstützung im Bereich Front Office Management.

Deine Aufgaben

  • Du sorgst für einen freundlichen und serviceorientierten Empfang unserer Gäste, Annahme und entsprechende Weiterleitung von Telefonaten, Emails und Paketlieferungen.
  • Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und übernimmst die Bestellung, Verwaltung und die Überwachung der Bestände aller notwendigen Büromaterialien.
  • Du unterstützt unser HR Team beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei anderen administrativen Aufgaben.
  • Die Vorbereitung und Planung aller internen/externen Meetings/Workshops und Durchführung von Teamevents runden dein Aufgabengebiet ab.
  • Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter im Büro immer gut versorgt sind mit Büromaterial, Getränken, Obst und wöchentlichem Frühstück, und bist auch für Steuerung externen Dienstleister verantwortlich.
  • Du bist erster Kontakt für unsere Mitarbeiter bei technischen Fragen und koordinierst Anfragen mit unserem externen IT Support.
  • Auch bei der Planung weltweiter Dienstreisen, Buchung von Flügen, Unterkünften und Mietwagen, ist auf Dich Verlass.
  • Mit Deiner Hands-On Mentalität hast du außerdem stets einen Blick für die Gestaltung des Empfangsbereichs, die Optimierung von Abläufen und sorgst stets für eine hohe Service-Qualität, Mitarbeiterzufriedenheit und eine gute Atmosphäre im Team.

Das bringst Du mit

  • Du verfügst über vershandlungssichere Deutsch – und Englischkenntnisse und ein freundliches und souveränes Auftreten.
  • Du gehst gekonnt mit allen gängigen MS Office Anwendungen um.
  • Deine ausgeprägte Hands-on Mentalität, Serviceorientierung und dein Verantwortungsbewusstsein zeichnen Dich genauso aus wie deine Organisationsstärke und Deine natürliche, positive Ausstrahlung.
  • Du arbeitest selbstständig, bist engagiert und agierst auch in Stresssituation überlegt und gelassen.
  • Du denkst mit und gute Organisation ist eine deiner großen Stärken.
  • Du handelst pro-aktiv und überzeugst stets mit einer klaren und adressaten-gerechten Kommunikation.
  • Diskretion ist für dich dabei selbstverständlich.
  • Deine absolute Zuverlässigkeit sowie Deine Freundlichkeit zeichnen Dich zum echten Team-player aus.

Unser Angebot

  • Perspektive: Die Möglichkeit eine sehr wichtige Schnittstellen Position, zwischen Mitarbeitern und Kunden einzunehmen, und die Prozesse einer etablierten und wachsenden Agentur zu unterstützen und mitzugestalten.
  • Globale Kunden: In der Zusammenarbeit mit unseren global bekannten Marken bieten wir ein Arbeitsumfeld in dem sich jeden Tag etwas entwickelt und es niemals langweilig wird.
  • Internationalität: Deine zukünftigen Kollegen kommen aus mehr als 17 Ländern der Welt, im Team kommunizieren wir auf Englisch.
  • Professionalität: Wir arbeiten in einem sehr professionellen, kunden-orientierten Umfeld und legen Wert auf einen effizienten Arbeitsstil.
  • Freundliches Arbeitsumfeld: Unser Team frühstückt einmal die Woche zusammen im Office, wöchentliche Yoga-Stunden tragen zum nötigen Zen bei und beim Kickerspiel kannst du Deine Zielsicherheit erproben.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unsere Website!

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