Office Manager (m/w) – Berlin // uberall

April 13, 2018

Als Office Manager (m/w) verantwortest Du gemeinsam mit Deiner Kollegin vollumfänglich die organisatorischen Abläufe in unserem Büro. Du sorgst dafür, dass sich unsere Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Bewerber und Partner im Office wohl fühlen, uneingeschränkt ihren Tätigkeiten nachgehen können, gut umsorgt sind und zu jeder Zeit unsere positive „uberall experience“ bestätigen. Dafür behältst Du den Überblick, koordinierst interne und externe Anfragen und stellst eine reibungslose interne Planung und Organisation sicher. In diesem Sinne bist Du unser „first point of contact“ und wichtige Schnittstelle für unsere Mitarbeiter und externe Stakeholder.

Deine Aufgaben:

  • Du sorgst maßgeblich dafür, dass uberall der Lieblingsarbeitsplatz für alle unsere Mitarbeiter ist und bleibt und auch Bewerber und Partner genau das empfinden
  • Du verantwortest und gestaltest das gesamte Office Management, hast Ideen zu Prozessoptimierungen, zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit im tagtäglichen Arbeiten, durch die Planung und Koordination von Firmenevents und der reibungslosen Abwicklung unseres Büroumzuges
  • Du unterstützt die Geschäftsführung, das Senior Management und unser internationales Team proaktiv und kreativ in allen Belangen rund um das Office Management
  • Du stellst sicher, dass sich Kunden, Bewerber und Gäste vom ersten Moment an wohlfühlen
  • Du bist verantwortlich für den stets einwandfreien Zustand unserer Meetingräume, bereitest Treffen mit Kunden und Partner vor und nach
  • Du stellst sicher, dass neue Mitarbeiter sich von Anfang an gut aufgehoben fühlen und stimmst mit HR unser umfangreiches Onboarding in der Firma ab
  • Neben der Verantwortung der zielgenauen Zuteilung der Eingangspost und der dazugehörigen Prozessoptimierung bist Du zusätzlich für das Dienstleister- und Lieferantenmanagement zuständig und verhandelst eigenständig die besten Konditionen
  • Du bist verantwortlich für das Management aller relevanten Verträge wie zum Beispiel Strom, Versicherungen und deren Nachverhandlungen, Verlängerungen, Evaluierung o.ä
  • ‪Du planst und beschaffst jeglichen Bürobedarf, sorgst für das leibliche Wohl aller Mitarbeiter
  • Du erarbeitest und setzt eine effiziente Lagerstruktur um, stets unter den Gesichtspunkten einer optimalen Verfügbarkeit und Kostenstruktur
  • Du stellst die Sicherheit im Büro in Bezug auf die entsprechende Anzahl von Ersthelfern, der Umsetzung der Brandschutzverordnungen u.ä. sicher

Dein Profil: 

  • ‪Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (gerne Bachelor) oder vergleichbare Qualifikation und konntest bereits mehrjährige Erfahrungen (5+ Jahre) im Office Management oder der Administration eines internationalen Unternehmens mit > 120 Mitarbeitern sammeln
  • Dein ausgesprochen proaktives, freundliches und zuvorkommendes Handeln, selbstständiges und präzises Arbeiten, Kommunikationsstärke, sowie ein Blick für Details und Bedürfnisse zeichnen Dich aus
  • ‪Du bist kontaktfreudig, ausgeglichen, hast Spaß am Organisieren und Koordinieren
  • Du arbeitest gerne im Team, bist serviceorientiert und loyal
  • Du behältst in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, handelst stets souverän und findest die optimale Lösung für die entsprechende Situation
  • Idealerweise hast Du bereits Führungserfahrung im Office Management
  • ‪Du verfügst über exzellente PC-Kenntnisse (MAC) und ein routinierter Umgang mit dem Internet ist für dich selbstverständlich
  • ‪Du hast ein ausgeprägtes Interesse für die Digital- und Internetwirtschaft
  • Du verfügst über ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir bieten: 

  • Sehr spannende Position in enger Zusammenarbeit mit einem hochprofessionellen Team
  • Hoher Grad an Verantwortung mit kreativem Gestaltungsspielraum
  • Internationales Team mit Kollegen aus über 30 Ländern sowie regelmäßige Company & Team Events
  • Frisches Obst und Gemüse, Cerealien, Kaffee, Tee und andere diverse Getränke
  • Lebendige und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen sowie Auszeichnung von Kununu als Top & Open Company
  • Flexible Arbeitszeitgestaltung und ein attraktives Budget für berufliche Weiterbildung
  • Eine kontinuierlich weiterentwickelte Location Marketing Cloud (SaaS) mit globalem Kundenkreis
  • Eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen in Deutschland im Jahr 2016 & 2017 (Auszeichnung von KPMG, Axel Springer & Gründerszene) mit globaler Ausrichtung und Marktführerschaft in Europa

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