Office Manager/Team Assistenz // ARB Investment Partners

August 8, 2018

Office Manager/Team Assistenz (m/w)

Über ARB

Die ARB Investment Partners GmbH ist ein Immobilienunternehmen mit Sitz in der Berliner City West. Das Unternehmen erbringt für seine Inhaber und internationale, institutionelle Anleger Dienstleistun-gen als Investment Advisor, Asset Manager und Projektentwickler. Die Gesellschaft wurde 2005 ge-gründet und hat sich seither auf langfristige Immobilieninvestitionen mit Schwerpunkt Berlin sowie ausgewählte weiteren deutsche und europäische Städte konzentriert.

Durch flache Hierarchien bieten wir eine ausgesprochen angenehme Arbeitsatmosphäre. Wir arbeiten in flexiblen Teams, die individuell für Projekte zusammengestellt werden.

Als Officer Manager/Team Assistenz wirst Du Teil von unserem kleinen und dynamischen Team. Du

unterstützt die Geschäftsführung und Mitarbeiter und berichtest an den CFO/Finanzvorstand.

Deine Aufgaben

Office Management

  • Hauptansprechpartner für alle Mitarbeiter zum Thema Büroorganisation und Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts
  • Überwachung und Koordination von Lieferanten und Dienstleistungen (z.B. Reinigung, Ge-tränke, Telefon, Büromaterialen etc.)
  • Archivierung und Management der Datenbestände (physisch und elektronisch)
  • Eigenständige Bearbeitung und Bestellung von Büromaterial, Büromöbeln und sonstigen Ein-richtungsgegenständen

Finanzunterstützung

  • Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Übermittlung an unser externes Steuerbüro
  • Zahlungsvorbereitung, Kontoeröffnung und -schließung sowie Unterstützung bei zwischen-gesellschaftlicher Transaktionen
  • Unterstützung bei der Umsetzung interner und externer regulatorischer Complianceprozesse (z. B. Know Your Customer KYC)

Teamassistenz

  • Ansprechpartner für Reisebuchungen und -abrechnungen
  • Terminplanung, -koordination sowie Vor- und Nachbereitung
  • Pflegen der Firmenkontaktdatenbank
  • Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Reports
  • Interne und externe Gästebetreuung und-bewirtung sowie Vorbereitung von Besprechungen und Meetings
  • Annahme aller eingehenden Anrufe sowie deren Weiterleitung an die gewünschten Ansprech-partner, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post

Dein Profil

  • Kaufmännische Ausbildung und 3-5 Jahre Berufserfahrung in Managementassistenz
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; gute Französischkenntnisse sind von Vorteil aber kein Muss
  • Sehr gute MS Office Kenntnisse (z. B. Serienbriefe, gute Excel-Kenntnisse)
  • EDV Grundkenntnisse

Persönliche Fähigkeiten

  • Hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortung sowie selbständiges Arbeiten und analytisches Denken
  • Sehr gute kommunikative Fähigkeiten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Gesprächspartnern
  • Großes Organisationstalent, Multitaskingfähigkeiten und sehr gutes Zeitmanagement
  • Freundliches und vertrauenswürdiges Auftreten, absolute Diskretion, Loyalität und Einfühlungsvermögen
  • Hohe Serviceorientierung, Empathie und Teamorientierung
  • Offene Persönlichkeit mit Sinn für Humor

Was wir bieten

  • Starker Teamgeist in einem internationalen Team, das zweisprachig (deutsch und englisch) arbeitet
  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung
  • Umfassendes Erlangen von Kenntnissen in den Bereichen Immobilien- und Investitionsmanagement
  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag

Wir freuen uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (max. 5 MB) unter Angabe Deiner

Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail an jobs@arbip.com. Dein Ansprechpartner ist Thomas Brinkmann.

Send your application to: jobs@arbip.com

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