(Persönliche) Assistenz der Geschäftsführung / Office Manager (m/w/d) // IVY & OAK

January 4, 2019

IVY & OAK ist eine Direct-to-Consumer Fashion Brand aus Berlin. Seit der Gründung im Mai 2016 steht IVY & OAK für Frauenmode für den besonderen Moment. Unser Ziel? Das Beste zusammenzubringen, was Mode zu bieten hat: Hochwertige und inspirierende Produkte, die angenehm zu tragen und gleichzeitig langlebig und bezahlbar sind. IVY & OAK zählt zu den europaweit am schnellsten wachsenden Modelabels und ist mit einem eigenen Onlineshop, einem eigenen Store sowie durch verschiedene Modehändler über die Grenzen Europas vertreten.

Wir starten startet nun in die nächste spannende Phase. Da wir auch in den kommenden Jahren stark wachsen werden, suchen wir für unser Team Unterstützung

Spannende Aufgaben erwarten Dich

  • Als Assistenz der Geschäftsführung hältst du dem Management den Rücken frei und hilfst uns so, weiter voranzukommen
  • Du bist erster Ansprechpartner für Anfragen per Telefon, Post oder E-Mail
  • Terminmanagement und Kalenderpflege, inklusive Koordination der Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnung im Anschluss
  • Übernahme von sämtlichen Anfragen, geschäftlicher sowie privater Korrespondenz
  • Unterstützung bei der Planung und Organisation von Geschäftsterminen, Events und Veranstaltungen
  • Du bist der / die Ansprechpartner/in von in- und extern und kümmerst Dich um die Betreuung unserer Gäste sowie die Koordination unserer Meetingräume
  • Ganzheitliches Office Management
  • Du stellst sicher, dass alle Abläufe funktionieren, das Office gut aussieht, kümmerst dich um Office Supplies und verantwortest die Büromaterialbeschaffung
  • Für das gesamte Team bist Du ein vertrauensvoller und zuverlässiger Ansprechpartner/in und unterstützt bei alltäglichen Themen und Prozessen

Das solltest Du mitbringen

  • Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung, sowie praktische Berufserfahrung als Assistenz oder einer vergleichbaren Position
  • Schnell wechselnde Aufgaben bringen Dich nicht aus der Ruhe, sondern motivieren Dich
  • Du bist ein Organisationstalent mit einer zuvorkommenden, strukturierten und analytischen Arbeitsweise
  • Du punktest durch dein freundliches Auftreten
  • Hohe Eigenmotivation, Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen dich aus, dabei lässt Du Dich auch in stressigen Situationen nicht aus der Ruhe bringen und meisterst diese souverän
  • Sehr gute Kenntnisse in allen Office Anwendungen, insbesondere Outlook und Excel, runden Dein Profil ab
  • Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir Dir bieten

  • Ein unternehmerisches Umfeld, in dem Du Großes bewirken kannst – bei einer kapitalkräftigen D2C-Brand, die zu den wachstumsstärksten in ganz Europa zählt
  • Eine offene und transparente Unternehmenskultur mit hoch motivierten Kollegen in unserem wunderschönen Office im Herzen von Berlin
  • Einen Arbeitsplatz mit Wohlfühlatmosphäre in unserem wunderschönen Office im Herzen von Berlin
  • Attraktiver Mitarbeiterrabatt auf unsere gesamte Kollektion

Klingt spannend? Wir freuen uns auf Deine Bewerbungsunterlagen, inklusive Anschreiben und CV.

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