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Executive Assistant (f/m/d)

Der DigitalService4Germany entwickelt gemeinsam mit dem Staat digitale Lösungen, die die Bedürfnisse der Bürger:innen in den Mittelpunkt stellen und besser für alle funktionieren.

Um diese Mission zu verwirklichen, bauen wir eine digitale Serviceeinheit auf, die sich vollständig in Bundesbesitz befindet und direkt dem Bundeskanzleramt untersteht. Dadurch arbeiten wir nicht für Profit, sondern für die Sache. Wir entwickeln nutzerzentrierte Softwareprodukte und betreiben mit Tech4Germany und Work4Germany zwei Fellowship Programme, die Digitaltalente und Verwaltung zusammenbringen um von- und miteinander zu lernen.

DEINE AUFGABEN

  • Du arbeitest eng mit unserem Führungsteam zusammen und koordinierst und kommunizierst mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern.
  • Du unterstützt unsere CEO und unseren COO bei der Organisation ihrer Kalender, ihrer Telefon- und Posteingänge sowie bei anderen administrativen Aufgaben.
  • Du fungierst als Hauptansprechpartner:in und bist Brücke bzw. Gatekeeper für die reibungslose Kommunikation und Terminplanung zwischen dem Führungsteam und externen Ansprechpartnern, z. B. Ministerien.
  • Du kommunizierst direkt und im Namen des Führungsteams und schreibst Texte und Mails vor.
  • Du bist dafür verantwortlich, das Zeitmanagement unseres Führungsteams zu optimieren und erkennst Prioritäten und Dringlichkeiten.
  • Du übernimmst das Reisemanagement und unterstützt bei der Vertragsverwaltung.

DEIN PROFIL

  • Du hast bereits Berufserfahrung in einer Assistenzposition oder in einem ähnlichen Bereich gesammelt.
  • Du bist sehr gut organisiert, präzise und äußerst detailorientiert.
  • Du bist hands-on und liebst es, anzupacken und Menschen mit einem Lächeln zu helfen
  • Du hast die Fähigkeit, ein realistisches Gleichgewicht zwischen mehreren Prioritäten zu halten.
  • Du bist digital affin und arbeitest dich gerne in neue Tools und Software ein.
  • Du hast ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und beherrschst die englische und deutsche Sprache sicher.

WARUM WIR?

  • Ein Büro im Zentrum von Berlin mit flexibler Home-Office-Regelung, flexiblen Arbeitszeiten und moderner IT-Hardware.
  • Wir bieten dir viel Verantwortung, vielseitige Aufgaben und spannende Gestaltungsmöglichkeiten mit einem Team, das von einer Mission getrieben ist und eine gemeinsame Vision teilt, um das digitale Funktionieren der öffentlichen Verwaltung zu verbessern.
  • Bei uns zählt deine Leistung und Persönlichkeit, unabhängig von Alter, Nationalität, Herkunft, Geschlechtsidentität, Religion, sexueller Orientierung oder Behinderung.