Executive Assistant (m/w/d)

Easy Languages begann vor über 15 Jahren als Hobby mit dem YouTube-Kanal Easy German und hat sich seitdem zu einem der erfolgreichsten Sprachlernprojekte der Welt entwickelt. Als kleines, aber wachsendes Unternehmen betreiben wir Videokanäle und Podcasts für das Erlernen von mittlerweile mehr als 15 Sprachen weltweit.

Wir suchen eine*n Executive Assistant (Assistenz der Geschäftsführung) in Vollzeit (30-40 Stunden), um unserer CEO Cari und unserem COO Manuel dabei zu helfen, tägliche Aufgaben zu bewältigen, Veranstaltungen und Reisen zu organisieren, unser Büro und unsere Kalender zu verwalten und Fortschritte bei Projekten zu erzielen.

Aufgaben

Du wirst täglich direkt mit Cari und Manuel zusammenarbeiten, um ihre Zeit effektiver zu gestalten. Das bedeutet, dass du eine Vielzahl von Aufgaben übernimmst — von einfachen Botengängen bis hin zur Organisation von Reisen oder der Vorbereitung von Videodrehs. Zu den Aufgabenbereichen gehören:

• Verwaltung unserer Kalender: Du planst Meetings, blockierst Zeit für Projektarbeiten und stellst sicher, dass wir unsere Zeit effektiv nutzen können.
• Reiseplanung: Du organisierst Reisen und Team Retreats. Dazu gehören Recherche und Buchung von Transport und Unterkünften, Planung der Logistik und Kommunikation mit lokalen Kontakten.
• Eventplanung: Du kümmerst dich um die Organisation, wenn wir Easy German Meetups und Live-Events veranstalten. Dies umfasst die Planung und Logistik, das Einrichten von Ticketverkäufen und die Kommunikation mit dem Veranstaltungsort und Technikern. Bei einigen Events unterstützt du uns als Stage Hand vor Ort.
• Korrespondenz: Wir erhalten viele E-Mails (und Sprachnachrichten) und versuchen, immer persönlich und schnell zu antworten. Du hilfst uns dabei, den Überblick zu behalten, verfasst erste Vorschläge für Antworten und weist uns auf besonders wichtige Nachrichten hin.
• Recherche: Von Produkten, die uns helfen könnten, unsere Arbeit zu verbessern, bis hin zu komplexen Themen wie Datenschutzgesetzen: Du machst intensive Internet-Recherchen und bereitest deine Erkenntnisse so auf, dass wir damit arbeiten können.
• Büroverwaltung: Unser Büro in Berlin-Mitte ist ein fantastischer Ort zum Arbeiten und Abhängen. Du sorgst dafür, dass es so bleibt. Du kommunizierst mit der Hausverwaltung und unserem Reinigungsunternehmen, bestellst Kaffee, Getränke und Lebensmittel und bereitest das Zimmer vor, wenn wir einen Übernachtungsgast erwarten.
• Erledigungen: Du bringst Pakete zur Post, transportierst Equipment von und zu Veranstaltungen, kümmerst dich um Reparaturen und stehst generell für alle Aufgaben bereit, die im Alltag erledigt werden müssen.
• Outreach und Koordination: Du kontaktierst potenzielle Podcast- oder Videogäste und Sponsoren und koordinierst die Zusammenarbeit.
• Technische Aufgaben: Du aktualisierst das Content-Management-System unserer Website und unterstützt bei der Behebung alltäglicher technischer Probleme. (Du musst für diese Position nicht programmieren können, solltest aber versiert und erfahren im Umgang mit Computern und dem Web sein.)
• Projektarbeit: Wir haben viele aufregende Projekte für Easy German und Easy Languages geplant. Du bringst deine einzigartigen Fähigkeiten und Talente in unser Team, um diese Projekte voranzutreiben. Von der Ideenphase bis zur Ausführung bist du bei fast allem, was wir tun, beteiligt.

Qualifikation

Diese Punkte sind nicht verhandelbar. Bitte bewirb dich nur, wenn du alle Anforderungen erfüllst.

• Du lebst in Berlin oder bist bereit nach Berlin zu ziehen. Diese Position ist leider nicht komplett remote, da du teilweise in unserem Büro in Berlin-Mitte arbeiten und Erledigungen in der Stadt machen wirst. (An manchen Tagen wirst du aber auf Wunsch von zuhause aus arbeiten können — je nachdem, was gerade anliegt.)
• Du beherrscht Deutsch und Englisch in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau in beiden Sprachen).
• Du liebst administrative Aufgaben, Organisation und Verwaltung.
• Du lernst schnell und hast ein sehr gutes Auge fürs Detail, du übersiehst nichts.
• Du arbeitest unabhängig und proaktiv, auch wenn gerade niemand da ist, um dir sagen, was noch gemacht werden muss.
• Du bist sehr versiert im Umgang mit dem Computer (z.B. Dateimanagement, Email, Google Docs, Reisebuchung, Messaging-Plattformen).
• Du bist zuverlässig und empathisch und hast einen hohen Grad an interkultureller Kompetenz.
• Du bist in der Lage, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten und Prioritäten effektiv zu setzen.
• Du bist offen gegenüber Feedback und gibst anderen selbst effektives Feedback.
• Du bist bereit, gelegentlich abends und am Wochenende zu arbeiten und uns mehrmals pro Jahr auf mehrtägigen Reisen zu begleiten.
• Du unterstützt unsere Mission, das Erlernen von Sprachen einfach und unterhaltsam zu gestalten.

Was wir dir bieten:

• Vergütung: Ein wettbewerbsfähiges Gehalt und jährliche Gehaltserhöhungen
• Flexibilität: Ein freundliches Arbeitsumfeld mit vertrauensvoller und entspannter Atmosphäre. Je nach dem was gerade anliegt, kannst du deine Arbeitszeiten und bevorzugten Arbeitsort meist frei wählen.
• Team Spirit: Du wirst Teil eines kleinen, internationalen, hochmotivierten Teams. Wir geben jeden Tag unser Bestes, ohne uns selbst zu ernst zu nehmen und den Spaß zu vergessen.
• Abenteuer: Wir veranstalten jährliche Easy Languages Team Retreats und Treffen mit den internationalen Netzwerkpartnern.
• Impact: Unsere Arbeit wird von Millionen von Menschen auf der ganzen Welt gesehen und macht das Sprachenlernen einfacher, unterhaltsamer und effektiver für sie.
• Neues lernen: Du gewinnst Einblicke in ein einzigartiges Unternehmen und hast die Möglichkeit, eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu erlernen.
• Freizeit: 6 Wochen bezahlter Urlaub, plus zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester (zusätzlich zu allen öffentlichen Feiertagen in Berlin).
• Extras: Home-Office- und Internet-Zuschüsse, damit du komfortabel und produktiv bist, egal ob du gerade in unserem Büro oder von zu Hause aus arbeitest.

Inklusion & Vielfalt

Wir schätzen die Vielfalt der Menschen, ihre Erfahrungen und Perspektiven und streben in unserer Personalpolitik nach Chancengleichheit. Wir freuen uns auf eine Vielzahl von Bewerber*innen und fördern Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht oder Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Religion, Behinderung oder Alter.

Bewerbungsschluss: 31. März 2023

Bewirb dich jetzt über unsere Webseite: easy-languages org/jobs