Office Manager (m/w/d) // Trifacta

September 11, 2019
Trifacta ist ein Wachstumsunternehmen im Big Data Bereich aus San Francisco. Wir sind der Marktführer für Datenaufbereitungssoftware für Hadoop und Cloud. Unsere Software ermöglicht es Business-Usern größte Datenmengen interaktiv zusammenzuführen, zu transformieren und zu reinigen.
Wir suchen einen engagierten und flexiblen Office Manager (m/w/d) für unser wachsendes Team in Berlin. Deine Mission ist es, unser Büro und unser tägliches Zusammensein so zu organisieren, dass sich alle wohlfühlen und gerne zur Arbeit kommen. Du hast immer ein offenes Ohr für alle allgemeinen Fragen des Teams und unterstützt uns in administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie beim Wachstum des Teams.

Aufgaben

Büromanagement
  • Ansprechpartner für externe Dienstleister (Lieferanten etc.)
  • Verantwortung für generelle administrative Aufgaben (z.B. Post, Lieferungen und Bestellungen)
  • Bestellung und regelmäßige Bestandskontrolle des Büromaterials, der Getränke und Obstlieferungen
  • Angebotsrecherche, Erstellen von Entscheidungsvorlagen und Bestellabwicklung
  • Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
  • Unterstützung der Buchhaltung
Team-Unterstützung
  • Einrichtung von Arbeitsplätzen neuer Mitarbeiter
  • Unterstützung neuer Mitarbeiter beim Start in Berlin, z.B. bei der Wohnungssuche und bei der Interaktion mit Behörden
  • Organisation von Teamveranstaltungen (u.A. Mittagessen, Happy Hours und Weihnachtsfeiern)
  • Darüber hinaus sorgst dich proaktiv um das Wohl unsere Mitarbeiter und hast Ideen, wie wir unser Teamgefühl noch weiter stärken können.
IT
  • Einkauf und Einrichtung von technischer Ausstattung (Notebooks, Videokonferenz-Einrichtung, etc.)
  • Abstimmung mit der IT Abteilung in San Francisco
Personalakquise
  • Planung von Bewerbungsgesprächen vor Ort sowie telefonisch
  • Durchführung von Bewerbungsgesprächen
  • Schalten von Online-Stellenanzeigen
  • Organisation der Teilnahme an Messen zur Personalsuche (Connecticum etc.)

Anforderungen

  • Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und nachweisbare Berufserfahrung im Bereich Office Management
  • Sprachkenntnisse: Deutsch (C1) und Englisch (C1)
  • 2 – 3 Jahre Berufserfahrung in der Büroverwaltung
  • Erfahrung im Planen von Meetings und Veranstaltungen
  • Sicher und routiniert im Umgang mit allen gängigen Office Anwendungen und generelle digitale Affinität
  • Selbstständigkeit, Eigeninitiative, Hands-On-Mentalität und strukturierte Arbeitsweise
  • Bereitschaft, gelegentlich abends Meetings mit dem US Team teilzunehmen (zwischen 6 und 8 Uhr)
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

Wir bieten

  • Du arbeitest in einem freundlichen, multi-kulturellen Team.
  • Wir helfen Dir dabei, deine Fähigkeiten zu erweitern und bieten Mentoring sowie Education Support. Unsere Arbeitsumgebung ist auf Zusammenarbeit und Lernen fokussiert.
  • Du arbeitest in unserem neuen Büro in Berlin Mitte (Spittelmarkt)
  • Du reist mindestens einmal pro Jahr zu unserem HQ in San Francisco
  • Team Lunches, Happy Hours und Urban Sports Club-Unterstützung.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
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