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Office Manager/Team Assistant (m/f/d)

Über uns

ctrl QS unterstützt globale Marken bei der Ausführung digitaler Aktivitäten weltweit und begleitet sie bei allen damit einhergehenden Herausforderungen. Unser Team erreicht internationale operative Exzellenz durch eine Bandbreite an spezialisierten Dienstleistungen, die Hand in Hand gehen mit einer sich ständig weiter entwickelnden Technologie. Wir steuern internationale digitale Aktivitäten (u.a. Rollouts, E-Commerce Projekte, Ongoing Websupport, etc.) für weltweit erfolgreiche globale Marken und Großkonzerne der Konsumgüter – und Luxusindustrien. Für ctrl QS zu arbeiten bedeutet, unmittelbar an der digitalen Transformation großer Konzerne mitzuwirken.

Deine Aufgaben

  • Du hast die Büroorganisation fest im Griff und arbeitest dabei eigenverantwortlich und vorausschauend, aber in enger Zusammenarbeit mit der Assistenz der Geschäftsführung, der Personalabteilung und dem Managementteam.
  • Du sorgst für eine hohe Service-Qualität, Mitarbeiterzufriedenheit und gute Atmosphäre im Team, zeigst Eigeninitiative und behältst auch in stressigen Situationen stets den Überblick über das Gesamtgeschehen.
  • Du sorgst dafür, dass unsere Mitarbeiter im Büro immer gut versorgt sind mit Büromaterial, Getränken, Obst und wöchentlichem Frühstück, und bist auch für Steuerung externen Dienstleister verantwortlich.
  • Du sorgst für einen freundlichen und serviceorientierten Empfang unserer Gäste, Annahme und entsprechende Weiterleitung von Telefonaten, Emails und Paketlieferungen.
  • Du stellst sicher, dass unser Büro und unsere Meetingräume jederzeit einen exzellenten Eindruck machen und übernimmst die Bestellung, Verwaltung und die Überwachung der Bestände aller notwendigen Büromaterialien.
  • Du bist erster Kontakt für unsere Mitarbeiter bei technischen Fragen und koordinierst Anfragen mit unserem externen IT Support.
  • Die Planung weltweiter Dienstreisen, Buchung von Flügen, Unterkünften und Mietwagen, wie auch die Vorbereitung und Planung aller internen/externen Meetings/Workshops und Durchführung von Teamevents runden dein Aufgabengebiet ab.

Das bringst du mit

  • Du verfügst über vershandlungssichere Deutsch – und Englischkenntnisse und ein freundliches und souveränes Auftreten.
  • Du gehst gekonnt mit allen gängigen MS Office Anwendungen um.
  • Deine ausgeprägte Hands-on Mentalität, Serviceorientierung und dein Verantwortungsbewusstsein zeichnen Dich genauso aus wie deine Organisationsstärke und Deine natürliche, positive Ausstrahlung.
  • Du arbeitest selbstständig, bist engagiert und agierst auch in Stresssituation überlegt und gelassen.
  • Du denkst mit und gute Organisation ist eine deiner großen Stärken.
  • Du handelst pro-aktiv und überzeugst stets mit einer klaren und adressaten-gerechten Kommunikation.
  • Diskretion ist für dich dabei selbstverständlich.
  • Deine absolute Zuverlässigkeit sowie Deine Freundlichkeit zeichnen Dich zum echten Team-player aus.

Unser Angebot

  • Perspektive: Die Möglichkeit eine sehr wichtige Schnittstellen Position, zwischen Mitarbeitern und Kunden einzunehmen, und die Prozesse einer etablierten und wachsenden Agentur zu unterstützen und mitzugestalten.
  • Globale Kunden: In der Zusammenarbeit mit unseren global bekannten Marken bieten wir ein Arbeitsumfeld in dem sich jeden Tag etwas entwickelt und es niemals langweilig wird.
  • Internationalität: Deine zukünftigen Kollegen kommen aus mehr als 17 Ländern der Welt, im Team kommunizieren wir auf Englisch.
  • Professionalität: Wir arbeiten in einem sehr professionellen, kunden-orientierten Umfeld und legen Wert auf einen effizienten Arbeitsstil.
  • Freundliches Arbeitsumfeld: Unser Team frühstückt einmal die Woche zusammen im Office, wöchentliche Yoga-Stunden tragen zum nötigen Zen bei und beim Kickerspiel kannst du Deine Zielsicherheit erproben.