Executive Assistant & Office Manager

Arbeitsort: hybrid – Büro in Berlin Mitte und Homeoffice
Vertragsart: Teilzeit (20 Stunden) verhandelbar

Du hast Spaß an administrativen Aufgaben und bist ein absolutes Organisationstalent? Außerdem bist du sehr kommunikativ und arbeitest gerne in einem vielfältigen Team? Dann bist Du hier genau richtig!

Was uns wichtig ist:

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Engagement und Zuverlässigkeit.
• Vertrautheit mit Bürosoftware: Google Workspace und Microsoft Office.
• Selbstständige, organisierte und strukturierte Arbeitsweise.
• Schnelle Auffassungsgabe und die eigene Motivation, Neues zu lernen.
• Starke Kommunikations- und Teamfähigkeiten sowie Durchsetzungsvermögen.

Auch von Vorteil:

• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, als Office Manager oder in einer ähnlichen Funktion.
• Kenntnisse im deutschen Rechnungswesen und in der Finanzbuchhaltung, Vertrautheit mit Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV Duo, FastBill/Monsum, GetMyInvoices).
• Kenntnisse des betrieblichen Personalwesens sowie Arbeitsrechts auf deutscher und internationaler Ebene.
• Erfahrung im Startup-Umfeld.

Folgende Aufgaben werden dich erwarten:

Assistenz der Geschäftsleitung

• Termin- und Reisemanagement, inkl. Reisekostenabrechnungen
• Übernahme administrativer Aufgaben, wie z.B. Unterstützung in der Projektarbeit (Recherchen, Vorbereitung von Korrespondenz oder Präsentationen o.ä.)
• Unterstützung bei der Organisation von Beiratssitzungen und Gesellschafterversammlungen mit mehreren Teilnehmern, ggf. Anfertigung von Protokollen in diesem Zusammenhang
• Eigenständige Übernahme jeweils aktuell anfallender,  administrativer Aufgaben sowie Vorantreiben von Projekten und Initiativen auf Unternehmensebene, die zur Weiterentwicklung der Organisation beitragen.

Office Management & Sonstiges:

• Sicherstellung eines angenehmen Arbeitsumfeldes in unserem Hauptsitz in Berlin.
• Begrüßung und Erstbetreuung von externen Besucher:innen und Mitarbeiter:in.
• Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen.
• Beschaffung und Verwaltung von Inventar: Büroausstattung, Eventmaterial, usw.
• Unterstützung bei der Organisation von Geschäftsreisen.
• Organisation von Veranstaltungen vor Ort und online: Feiern, Meetings, Team Building Events, usw.
• Punktuelle Unterstützung in den Bereichen Finanzen und Personalwesen.

Über babelforce:

babelforce ist ein in Berlin gegründetes Startup, das die Automatisierung von Prozessen und Kundenerlebnissen revolutioniert. Wir integrieren Telefonie- und Messaging-Lösungen mit jedem möglichen Cloud-basierten System, jeder Datenbank und jedem Kommunikationstool – und das alles ohne Programmieraufwand.
Dafür sorgt ein spannendes, internationales Team, das von überall auf der Welt aus hauptsächlich remote zusammenarbeitet, während sich unser Hauptsitz in einem modernen Coworking-Gebäude im Zentrum Berlins befindet.

Wir nehmen unsere Arbeit ernst und legen gleichzeitig großen Wert auf ein freundliches Arbeitsumfeld. babelforce lebt eine sehr offene Kultur und bietet flexibles Arbeiten. Wir unterstützen jedes unserer Teammitglieder dabei, erworbene Fähigkeiten weiterzuentwickeln und individuelle Leidenschaften zu entfalten.

Wir schätzen Vielfalt sehr und ermutigen alle dazu, sich bei uns zu bewerben, unabhängig von Herkunft, Behinderung, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, Geschlecht sowie sexueller Orientierung und Identität.

Senden deine Bewerbung an: jobs@babelforce.com
Bitte gib in der Betreffzeile deiner E-Mail unbedingt “Executive Assistant & Office Manager” an.